LibreOffice Calc

LibreOffice Calc 的使用教學

OpenOffice.org Calc是一套類似於Microsoft Office Excel的試算表軟體,他不僅可以幫你快速計算您所輸入的數值,也可以輸入函式或是程式,且具有自動判斷的功能。海芋的目標是希望大家能擺脫Microsoft Office Excel,而使用免費的OpenOffice.org,畢竟使用盜版,用起來也不安心。故海芋目前正在著手寫一系列的教學,目前已經完成最五篇最基礎的操作,將來將會新增函式的教學、資料篩選等內容。而目前寫的內容,對於一般只是記錄資料的讀者來說,應該是已經非常足夠了。

 

本系列的教學目錄如下:

 

目前應該大多數人常用的功能都完成了,剩下的功能就慢慢再寫吧,以後如果沒有意外,將朝向每三或四個單元寫完,再一次釋出內容!

LibreOffice Calc 的使用教學 (5) ~ 建立與修改統計圖表

統計圖表是OpenOffice.org Calc 的一個重要功能,他可以幫您將硬梆梆的數字,建立成一目瞭然的統計圖表,是您做統計上的好幫手。而本章主要是說明統計圖表的建立與修改,藉由一步一步的建立,並且運用現有的範例,做基本統計圖表的修改及配色。本章的教學目錄如下:

  • 使用圖表精靈建立統計圖表/調整圖表的大小及移動圖表的位置
  • 改變資料的範圍
  • 調整圖表的類型 / 調整圖表的線條顏色及背景顏色
  • 改變圖表的標題 / 顯示圖表的X軸及Y軸標題
  • 改變圖表配置 / 顯示圖表數值

 

一、使用圖表精靈建立統計圖表/調整圖表的大小及移動圖表的位置

 

在OpenOffice.org Calc中,您可以使用報表精靈,輕鬆地建立統計圖表,讓您的數字資訊一目瞭然。

 

Step 1.
打開OpenOffice.org Calc,並輸入資料。

 

Step 2.
選擇要建立統計圖表的資料範圍。

 

Step 3.
點選按鈕,並選擇要在那個區域或是那一個工作表插入統計圖表,接著,OpenOffice.org Calc會出現統計圖表建立精靈,讓您快速建立圖表。

 

Step 4.
在選擇完工作圖表範圍,及其他細項後,按〔繼續〕。

 

Step 5.
選擇一個圖表類型,有2D和3D可以選擇。

 

Step 6.
選擇圖表變型。

 

Step 7.
選擇圖表顯示項目。

 

Step 8.
建立完成後,會顯示結果,如下圖:

 

Step 9.
如果要調整圖表的大小及移動圖表的位置,只要使用滑鼠左鍵選取統計圖表,接著再調整圖表的九個方位(綠色點)即可。

 

Step 10.
若要改變圖表的位置,則一樣請先選取要改變位置的統計圖表,再以拖曳的方式,將圖表拖曳到任何您想要的位置。

LibreOffice Calc 的使用教學 (4) ~ 儲存格的進階運用

在本章,將教給您一些儲存格的使用技巧,讓您在輸入文字或是工作上,有更快有方便的選擇。另外,本章所介紹的絕對定位和相對定位,是一個非常重要的觀念,大家一定要搞懂喔!在本章節中,你將會學到以下的技巧。

 

  • 自動完成的功能/從清單挑選的功能
  • 絕對位址與相對位址
  • 儲存格名稱的定義與使用

 

一、自動完成的功能/從清單挑選的功能

 

Step 1.
打開OpenOffice.org Calc,並輸入資料,而在輸入資料時,Calc 有自動完成的功能,所以若是用以下資料為例,在儲存格B10輸入資料,如「未」,則此時因為上方曾輸過「未稅價」,所以OpenOffice.org Calc便會自動尋找以「未」開頭的字串。若是符合您要的答案,則請按〔Enter〕鍵即可。

 

Step 2.
除了自動完成的功能,另外有「從清單選擇」的功能。從「清單選擇」以本例子為例,Calc 會去記錄你的同一行的儲存格曾經輸入的資料,並且製做成清單。以下圖為例,在儲存格B9按〔滑鼠右鍵〕→〔選擇清單〕,就可以列出可以選擇的項目囉!。

 

 

二、絕對位址與相對位址

 

在OpenOffice.org Calc中,儲存格的定位可分為絕對位址和相對位址這兩種,而這兩種位置最明顯的差異便在於含有位址的公式被複製時,會產生值不一樣的差異。

 

Step 1.
一般我們所使用的位址,如 B3,這種是屬於「相對的」位址。舉例而言,如果我們在儲存格C3輸入公式「=SUM(A3+B3)」,當我們將儲存格C3複製到儲存格C4的時候,則公式將會變成「=SUM(A4+B4)」,這就是最簡單的相對的概念

 

Step 2.
「絕對位址」和「相對位址」最大的差別,就是在儲存格位址前面,加上一個「$」字符號。舉例而言,若我們在儲存格C3輸入「=SUM($A$3+$B$3)」,當我們將儲存格C3複製到儲存格C4的時候,則公式仍然為「=SUM($A$3+$B$3)」,這就是最簡單的絕對的概念。

 

Step 3.
絕對位址的概念,可以延伸到欄位或是列位,舉例而言,若我們只對欄位絕對的動作,如在儲存格C3輸入「=SUM($A3+$B3)」,則若我們將儲存格C3複製到儲存格C4時,C4的內容將會變成「=SUM($A4+$B4)」,為什麼會這樣呢?因為 Calc 的欄是以英文當代號,列則是以數字當代號,如果輸入「$A3」,則是只有欄做絕對位址的設定,列沒有做絕對位址的設定,所以當儲存格從C3複製到儲存格C4時,C4的內容將會變成「=SUM($A4+$B4)」。

 

三、儲存格名稱的定義與使用

 

在OpenOffice.org Calc中,以名稱來命名儲存格,可以讓您簡化掉函式參數的設定,也讓您工作起來更有效率。

 

Step 1.
打開OpenOffice.org Calc,並輸入資料,接著,選取要命名的儲存格,如下圖:

 


Step 2.

選擇功能表上的〔插入〕→〔名稱〕→〔定義〕,並輸入新的命名名稱後,按〔新增〕,設定完之後再按〔確定〕。

 

 

Step 3.
接著,在總合處只要輸入〔=SUM(國文)〕,便會自動計算國文的總合了。當然有關於函式的定義,在後面的章節會有所定義,在這裡您只要知道SUM是計算儲存格數字資料的總合即可。

LibreOffice Calc 的使用教學 (3) ~ 儲存格的操作

在學過了活頁簿的基本操作後,接下來我們將教與您儲存格的基本操作,包含複製儲存格,刪除儲存格,合併儲存格,刪除一列或一欄儲存格等等,而本單元較為繁雜,但為入門的最基礎課程,如果是新手一定要看喔。而就本單元的教學內容分列如下。

 

  • 什麼是儲存格 / 儲存格的選取 / 儲存格內資料的輸入與修改
  • 選取單一列或單一欄的儲存格 / 選取工作表內所有儲存格
  • 插入、刪除一列或一欄儲存格
  • 儲存格的資料型態
  • 自動填滿儲存格的值
  • 預估不同儲存格間數值的變化
  • 合併儲存格
  • 調整儲存格欄寬或列寬

 

 

OpenOffice.org Calc的工作範圍是整個活頁簿,而活頁簿下面又分成工作表,而儲存格是工作表下面的最小單位,是用來輸入資料或是函式的地方。

 

Step 1.
儲存格的位置是採用相對位置,是以欄名(A、B、C…)和列名(1、2、3…)所組合而成,以儲存格C5為例,則其位置為第C欄及第5列,如下圖示意圖。

 

Step 2.
在了解儲存格的位置後,我們在儲存格輸入文字、運算等,如下圖。而儲存格亦可以是文字,數字,陣列,邏輯值等不同的資料型態,也可以與其它不同的工作表間的儲存格進行運算。

 

Step 3.
如果要選取儲存格,只要在要選取的儲存格上按下滑鼠左鍵,OpenOffice.org Calc亦可使用〔Shift〕鍵選取多個連續的儲存格,或是利用〔Ctrl〕鍵選取多個不連續的儲存格,而被選取的儲存格會以黑色呈現。而若要在多個儲存格輸入同樣的資料,只要選取多個儲存格,然後在儲存格資料輸入區輸入資料即可。

 

Step 4.
如果要在儲存格輸入資料,請在要輸入資料的儲存格點兩下滑鼠左鍵」,並且輸入資料。另外,也可以在「儲存格資料區」輸入資料。如果要修改儲存格的資料,請在要修改資料的儲存格上,「點一下滑鼠左鍵」來選取儲存格,接著再從紅色框框的地方輸入資料。

 

Continue reading

LibreOffice Calc 的使用教學 (2) ~ 工作表的基本操作

這個單元主要是介紹活頁簿及其內容,包含工作表的插入,刪除,重新命名及複製等最基本的操作,在 OpenOffice.org Calc中的每一個檔案,我們稱他為一個活頁簿。而活頁簿中,是由工作表、圖表或是巨集文件所組成,OpenOffice.org Calc 預設是包含三個工作表,使用者可以藉由點選不同的工作表名稱來切換工作表,如同日常生活中搬移活頁紙一樣,非常方便。 OpenOffice.org Calc 的活頁簿也提供一般市面上活頁簿應有的功能,如搬移,修改工作表等,另外提供了複製,重新命名等功能。而工作表裡又可以做函式的計算,及物件的蒒選等強大的功能。而本章節將就以下的項目,跟各位讀者做介紹。

 

  • 插入與刪除工作表/搬移工作表/重新命名工作表
  • 複製工作表

 

一、插入與刪除工作表/搬移工作表/重新命名工作表

 

Step 1.
首先打開OpenOffice.org Calc,若要新增工作表,則請在工作表上按滑鼠右鍵,並選擇〔插入工作表〕。若要刪除工作表,則請在工作表上按滑鼠右鍵,並選擇〔刪除工作表〕。

 

Step 2.
若要搬移工作表,在要搬移的工作表上按〔滑鼠左鍵〕,並拖曳至您想要的位置。以將「工作表3」移至「工作表1」與「工作表2」之間為例,則請用滑鼠點選「工作表3」,並拖曳至「工作表1」與「工作表2」中間即可。而若要選取多個工作表,只要也使用「shift」+ 「滑鼠左鍵」,一次點選多個連續的工作表,或是按「Ctrl」 + 「滑鼠左鍵」,點選多個不連續的工作表。

 


Step 3.

若要重新命名工作表,在要重新命名的工作表上,按滑鼠右鍵,並選擇〔重新命名工作表〕。

 


Step 4.

接著,再輸入工作表的新名字後,按〔確定〕即可。

 

 

 

二、複製工作表

 

Step 1.
首先打開OpenOffice.org Calc,使用滑鼠左鍵,點選要複製的工作表,並按滑鼠右鍵,選擇〔移動/複製工作表〕。

 

Step 2.
由於我們是複製工作表,故我們要勾選「複製」選項,最後選擇複製完成的工作表,要置於那一個工作表之前即可。

 

 

LibreOffice Calc 的使用教學 (1) ~ 基本操作

這一篇將介紹最基本的操作,給沒使用過OpenOffice.org Calc的讀者,讀者可以從這篇中,大概知道OpenOffice.org Calc的視窗介面,及快速鍵等等,而本章分為六小節,分別如下:

  • 簡介視窗、常用指令介紹
  • 置換顯示比例
  • 開啟與儲存檔案/將檔案存成PDF格式
  • 頁面檢視及列印

 

一、簡介視窗與常用指令

 

工欲善其事,必先利其器。首先,我們先介紹OpenOffice.org Calc,讓您了解他的工作環境,以方便日後的操作。

 

Step 1.
首先,先打開OpenOffice.org Calc。

  1. 功能表:按一下即可選取工作表下的指令。
  2. 關閉視窗鈕:關閉使用中的視窗。
  3. 標準工具列:提供對文件內容進行複製,貼上,插入等動作。
  4. 格式化工具列:可以設定字型、文字大小,對齊方式等動作。
  5. 儲存格輸入區:可輸入儲存格內的文字或公式,供Calc計算與紀錄。
  6. 儲存格定位區:可儲存格的位置。
  7. 儲存格:點兩下滑鼠左鍵即可在儲存格內輸入紀錄的文字或公式。
  8. 儲存格欄編號:紀錄儲存格的欄編號。
  9. 總合鈕:提供迅速輸入不同儲存格之間的數值資料總合的捷徑。
  10. 等於鈕:提供迅速輸入等於的符合的捷徑,可用來做不同儲存格間的運算。
  11. 儲存格列編號:紀錄儲存格的列編號。
  12. 工作表:列出工作表的以供選擇。
  13. 工作表狀態:顯示目前所選取的工作表及工作者總數量。
  14. 顯示比例:可調整Calc文件的顯示比例。

 

Step 2.
以上編號感謝臥龍畫廊的協助美工,大家有興趣可以去他的網站參觀一下唷。

 

Step 3.
底下為常用的指令,供大家做個參考

常用指令指令內容
方向鍵在不同儲存格中向上、下、左、右移動。
Ctrl + 方向鍵移至目前資料的最邊緣。
Home移至該儲存格所在列的最開頭
End移至該儲存格所在列的最尾端
Ctrl + Home移至A1儲存格
Ctrl+End移至該工作者最後一個包含資料的儲存格
Ctrl+PageUp向左移動一個工作表。
Ctrl+PageDown向右移動一個工作表。
Alt+PageUp向左移動一個視窗。
Alt+PageDown向右移動一個視窗。
Ctrl+X剪下儲存格。
Ctrl+C複製儲存格。
Ctrl+V貼上儲存格。
Delete刪除儲存格的內容。
Ctrl+Z復原先前的操作。
Ctrl+A選取全部的內容。
Ctrl+F2呼叫函式。
F7拚字檢查。
Ctrl+P列印工作表。
Ctrl+N開啟新的OpenOffice.orgCalc文件。
Ctrl+O開啟舊的OpenOffice.orgCalc文件。
Ctrl+S儲存正在編輯的OpenOffice.orgCalc文件。
Alt+F4關閉正在編輯的OpenOffice.orgCalc文件。

 

二、置換顯示比例

當我們在做投影片簡報的時侯,常常需要將內容給放大,而這時可以透過調整比例的方式,將儲存格的內容放大,以方便我們工作的需要。

 

Step 1.
先打開OpenOffice.org Calc,並找到顯示比例鈕,並在顯示比例的按鈕上,點選「滑鼠右鍵」。

 

Step 2.
最後,調整比例即可,另外,亦可以藉由「Ctrl + 滑鼠中鍵」,來調整顯示比例。